Revendeurs et loueurs de copieurs
Comment calculer et facturer les copies hors forfait ?
Mis à jour le
En bref
Le volume de la période se calcule en soustrayant le compteur de début du compteur de fin. Au-delà du volume inclus dans le forfait, chaque copie est facturée au prix unitaire prévu au contrat, séparément pour le noir et blanc et pour la couleur. Les paliers dégressifs et le minimum de facturation éventuels s'appliquent ensuite.
- Volume de la période = compteur de fin − compteur de début.
- Hors forfait = volume − volume inclus, s'il est positif.
- Montant = copies hors forfait × prix unitaire, en noir et blanc et en couleur séparément.
- Un compteur manquant ou incohérent fausse toute la facture : il faut le contrôler avant de facturer.
La formule, étape par étape
- Relevez le compteur noir et blanc et le compteur couleur de chaque machine en fin de période.
- Soustrayez le relevé de la période précédente pour obtenir le volume réel.
- Retirez le volume inclus dans le forfait. Si le résultat est négatif, il n'y a pas de hors forfait.
- Multipliez les copies hors forfait par le prix unitaire du contrat (ou par le prix du palier atteint).
- Ajoutez le forfait, puis comparez au minimum de facturation s'il en existe un.
Exemple chiffré
Prenons un contrat avec un forfait de 90 € HT par mois, qui inclut 3 000 copies noir et blanc et 500 copies couleur. Au-delà, la copie noir et blanc est facturée 0,008 € HT et la copie couleur 0,08 € HT.
| Ligne | Calcul | Montant HT |
|---|---|---|
| Forfait mensuel | 3 000 N&B et 500 couleur inclus | 90,00 € |
| Volume noir et blanc | 124 200 − 120 000 = 4 200 copies | — |
| Hors forfait noir et blanc | (4 200 − 3 000) × 0,008 € | 9,60 € |
| Volume couleur | 30 800 − 30 000 = 800 copies | — |
| Hors forfait couleur | (800 − 500) × 0,08 € | 24,00 € |
| Total | 123,60 € |
Tarifs fictifs, donnés à titre d'exemple.
Paliers dégressifs et minimum de facturation
Avec des paliers dégressifs, le prix unitaire baisse quand le volume augmente, par exemple 0,010 € jusqu'à 5 000 copies puis 0,007 € au-delà. Le contrat doit préciser si le prix du palier s'applique à toutes les copies ou seulement à celles qui dépassent le seuil : les deux lectures donnent des montants différents.
Le minimum de facturation garantit un montant plancher : si le forfait et le hors forfait cumulés restent en dessous, c'est le minimum qui est facturé.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
- Un compteur manquant : la machine est facturée au forfait seul et le hors forfait est perdu.
- Un compteur incohérent, inférieur au relevé précédent ou anormalement élevé, facturé sans contrôle.
- Une machine installée en cours de mois oubliée dans la facturation.
- Des règles de contrat (paliers, minimum) recopiées à la main dans un tableur, puis jamais mises à jour.
Ce qu'automatise PROBLOCS Bureautique
Les compteurs remontent toutes les 2 heures depuis la télérelève (KPAX, TAFS, KFS, Arcange, MPS Monitor) ou par e-mail, et ceux saisis sur le terrain passent un contrôle de cohérence. Les règles du contrat (forfait inclus, prix unitaire, paliers, minimum) sont appliquées automatiquement et le hors forfait est calculé à chaque relevé.
En fin de période, les factures sont générées en lot (forfait, copies hors forfait et interventions) puis envoyées par e-mail avec un lien de paiement en ligne ou réglées par prélèvement SEPA.
Questions fréquentes
Le noir et blanc et la couleur sont-ils comptés séparément ?
Oui. Chaque copieur a un compteur noir et blanc et un compteur couleur, chacun avec son volume inclus et son prix unitaire. Le hors forfait se calcule donc deux fois, puis les montants s'additionnent.
Qu'est-ce qu'un minimum de facturation sur un contrat copies ?
C'est un montant plancher prévu au contrat. Si le forfait et le hors forfait de la période cumulés restent en dessous, le client paie ce minimum.
PROBLOCS calcule-t-il le hors forfait automatiquement ?
Oui. Les règles du contrat sont enregistrées une fois, puis le hors forfait est recalculé à chaque relevé de compteur et repris sur la facture récurrente.