Revendeurs et mainteneurs de copieurs
Comment automatiser le relevé des compteurs de copieurs ?
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En bref
Il faut relier votre outil de télérelève (KPAX, TAFS, KFS, Arcange, MPS Monitor) ou la réception des relevés par e-mail à votre ERP. Les compteurs remontent alors sans saisie, sont contrôlés puis rattachés à la bonne machine et au bon contrat. Dans PROBLOCS, les relevés sont récupérés toutes les 2 heures et le hors forfait est calculé à chaque relevé.
- La télérelève existe souvent déjà : le problème est qu'elle n'est pas reliée à la facturation.
- Chaque machine doit être identifiée par son numéro de série et rattachée à un contrat.
- Les relevés incohérents doivent être bloqués avant la facture, pas après.
Les trois sources de compteurs
| Source | Fonctionnement | Saisie manuelle |
|---|---|---|
| Télérelève (KPAX, TAFS, KFS, Arcange, MPS Monitor) | L'outil collecte les compteurs du parc et l'ERP les récupère | Aucune |
| Relevés par e-mail | Les relevés envoyés par e-mail sont lus et rattachés à la machine | Aucune |
| Saisie terrain | Le technicien saisit le compteur lors de son passage | Oui, avec contrôle de cohérence |
Mettre en place l'automatisation en 5 étapes
- Listez votre parc avec le numéro de série de chaque machine et son client.
- Vérifiez quelles machines remontent déjà dans un outil de télérelève, et lesquelles n'y sont pas.
- Rattachez chaque machine à son contrat dans l'ERP pour que le compteur trouve la bonne règle de facturation.
- Connectez la source de relevés à l'ERP et contrôlez les premières remontées.
- Faites tourner un cycle de facturation en parallèle de l'ancien process avant de basculer.
Ce que change un relevé automatique
- Plus de relance des clients en fin de mois pour obtenir les compteurs.
- Le hors forfait est connu en continu, pas seulement le jour de la facture.
- Les niveaux de toner sont suivis par machine, avec une alerte avant la rupture.
- Les clients consultent leurs compteurs sur le portail client.
Questions fréquentes
À quelle fréquence les compteurs sont-ils récupérés dans PROBLOCS ?
Toutes les 2 heures depuis les outils de télérelève connectés ou les relevés reçus par e-mail.
Que faire des machines qui ne remontent pas en télérelève ?
Leur compteur est saisi par le technicien sur le terrain, depuis un navigateur mobile, avec un contrôle de cohérence par rapport au relevé précédent.
Peut-on mélanger plusieurs outils de télérelève ?
Oui. Un parc multi-marques remonte souvent par plusieurs outils : les compteurs sont unifiés dans PROBLOCS, quelle que soit leur source.