Calculer la rentabilité réelle d'un contrat copieur

Sur un parc de copieurs, certains contrats rapportent beaucoup et d'autres coûtent de l'argent. Le problème, c'est qu'on ne sait pas toujours lesquels. La facture mensuelle part, le client paie, et tout semble aller bien.

Pendant ce temps, le technicien passe pour la troisième fois du trimestre sur la même machine, les toners couleur partent par carton et le kit de fusion vient d'être remplacé. Aucun de ces coûts n'apparaît sur la facture du client. Pour connaître la rentabilité réelle d'un contrat copieur, il faut mettre ces deux colonnes face à face.

Ce que rapporte un contrat copieur

Côté revenus, un contrat combine en général plusieurs lignes :

• Le forfait— Un montant fixe mensuel ou trimestriel qui inclut un volume de copies N&B et couleur.
• Les copies hors forfait— Facturées au prix unitaire du contrat au-delà du volume inclus, souvent avec des paliers dégressifs. Le prix couleur est bien plus élevé que le prix N&B.
• La location — Si vous louez la machine en propre, le loyer fait partie du revenu. Si elle est financée par un organisme de leasing, le loyer lui revient et ne compte pas dans votre marge de service.

Le hors forfait est souvent la ligne la plus fragile. S'il n'est pas facturé à chaque relevé, le revenu réel du contrat est plus faible que ce que vous croyez. Notre guide sur le calcul et la facturation des copies hors forfait détaille la méthode.

Ce que coûte vraiment un contrat

Les coûts sont plus dispersés. Ils viennent du stock, du planning des techniciens et de la hotline. C'est pour ça qu'on les sous-estime.

Toner et consommables

C'est le premier poste, et il suit directement le volume imprimé. Toner noir, toners couleur, unités d'image, tambours, bacs de récupération. Une page couleur consomme quatre toners : son coût de revient est sans commune mesure avec celui d'une page N&B. Ajoutez les frais d'envoi si vous expédiez les cartouches chez le client.

Pièces détachées

Kits de fusion, rouleaux d'entraînement, courroies de transfert. Ces pièces s'usent avec les pages imprimées. Une machine qui tourne au-dessus de sa capacité les consomme plus vite que prévu.

Temps technicien et déplacements

Une intervention sur site, ce n'est pas seulement l'heure passée devant la machine. Il faut compter le trajet, le carburant, l'usure du véhicule et le coût chargé du technicien. Une heure d'intervention mobilise souvent près de deux heures de journée.

Le coût du SAV à distance

Les appels à la hotline, les prises en main à distance, les diagnostics par téléphone. Ce temps n'est presque jamais rattaché à un contrat. Il existe pourtant, et il se concentre sur quelques clients.

Un exemple chiffré complet

Prenons par exemple un copieur A3 couleur installé chez un cabinet comptable. La machine est financée par un organisme de leasing, donc seul le contrat de service entre dans le calcul. Le client imprime en moyenne 4 000 pages N&B et 1 000 pages couleur par mois.

Revenus mensuels :

• Forfait : 40 € HT, incluant 2 000 pages N&B et 300 pages couleur
• Hors forfait N&B : 2 000 × 0,009 € = 18 €
• Hors forfait couleur : 700 × 0,075 € = 52,50 €
• Total : 110,50 € par mois, soit 1 326 € par an

Coûts annuels :

• Toner N&B : 48 000 pages × 0,003 € = 144 €
• Toners couleur : 12 000 pages × 0,03 € = 360 €
• Unités d'image et bac de récupération : 120 €
• Kit de fusion : 180 €
• 4 interventions de 1 h 45 (trajet compris) à 55 €/h chargé : 385 €
• Frais de déplacement : 4 × 25 € = 100 €
• Hotline : 1 h 30 sur l'année à 55 €/h = 82,50 €
• Envois de toner : 6 × 10 € = 60 €
• Total : 1 431,50 € par an

Résultat : une perte de 105,50 € sur l'année. Ramené à la page, le contrat rapporte environ 0,022 € et coûte environ 0,024 €. Sur la facture, rien ne le laisse deviner : le client paie chaque mois, sans retard.

Dans cet exemple, deux postes font basculer le contrat : les interventions répétées et un prix couleur trop proche du coût de revient une fois les pièces et le temps ajoutés.

Les signaux d'un contrat déficitaire

• Une machine trop sollicitée— Le volume réel dépasse largement ce pour quoi le modèle a été conçu. Les pièces d'usure lâchent plus tôt et les pannes s'enchaînent.
• Une couleur sous-tarifée — Le prix couleur a été négocié bas à la signature, alors que la part couleur du client a augmenté depuis. Chaque page couleur supplémentaire réduit la marge.
• Des interventions répétées— Trois passages ou plus sur la même machine en quelques mois. Souvent le signe d'une machine en fin de vie ou mal adaptée à l'usage.
• Un forfait largement dépassé— Si le hors forfait représente l'essentiel de la facture, le contrat initial ne correspond plus à la réalité du client.

Les leviers pour redresser un contrat

Renégocier au renouvellement

Le renouvellement est le bon moment pour revoir le contrat, chiffres en main. Un client qui voit l'historique de ses volumes comprend mieux une révision du forfait. Encore faut-il anticiper l'échéance : notre guide pour suivre les fins de contrat de location explique comment ne pas la laisser passer.

Réviser les paliers

Ajuster le volume inclus et le prix unitaire au-delà, en particulier en couleur. Dans notre exemple, passer la couleur hors forfait de 0,075 € à 0,09 € rapporte 126 € de plus par an et suffit à ramener le contrat au-dessus de zéro.

Remplacer la machine

Une machine sous-dimensionnée ou vieillissante coûte plus en SAV qu'elle ne rapporte. La remplacer par un modèle adapté au volume réel réduit les interventions. C'est aussi une opportunité commerciale.

Pourquoi rattacher SAV, consommables et compteurs au contrat

Le calcul ci-dessus est simple sur une machine. Sur 200 machines, il devient impossible si les données sont éparpillées. Les compteurs sont dans un outil, les interventions dans un autre, les envois de toner dans un tableur.

Pour voir la marge, chaque coût doit être rattaché à la machine, et la machine à son contrat. Une gestion de parc copieursqui relie l'historique des interventions (temps passé, pièces), le suivi des consommables et les relevés de compteurs au même contrat permet de faire ce calcul sans ressaisie.

La checklist pour auditer vos contrats

1. Listez vos contrats actifs avec le revenu annuel de chacun : forfait et hors forfait réellement facturé.
2. Pour chaque machine, relevez le volume N&B et couleur des 12 derniers mois.
3. Additionnez les consommables livrés sur la période, frais d'envoi compris.
4. Comptez les interventions, avec le trajet, et valorisez-les au coût chargé du technicien.
5. Ajoutez les pièces remplacées et le temps de hotline quand il est tracé.
6. Calculez la marge par contrat et le coût par page.
7. Classez les contrats du moins rentable au plus rentable et traitez d'abord les dix derniers.

Par où commencer ?

Commencez par les contrats qui vous semblent problématiques : ceux où le technicien passe le plus souvent. Si vous voulez suivre ce calcul dans la durée, PROBLOCS rattache les interventions à la machine et au contrat, suit compteurs et consommables par machine, et affiche la marge brute par contrat : revenu des copies face au coût SAV, pièces et main-d'œuvre.Découvrez la gestion des contrats copies ou consultez aussi notre article sur l'automatisation de la facturation des copies.