Entretien obligatoire des PAC et climatisations : le guide

Vous installez et entretenez des pompes à chaleur et des climatisations. Votre parc grossit chaque année : quelques dizaines de machines au départ, puis plusieurs centaines. Et avec lui, les obligations s'empilent : entretien périodique, contrôle d'étanchéité, traçabilité des fluides, attestations à remettre aux clients.

Tant que tout tient dans la tête d'un responsable technique, ça passe. Le jour où il est en congé ou débordé, des visites sautent. Le client n'a pas son attestation, l'échéance F-Gas est dépassée, et vous découvrez le problème au moment d'un contrôle ou d'un litige. Voici ce que dit la réglementation, puis comment organiser le préventif pour ne plus courir après.

Ce que la réglementation impose

L'entretien des systèmes thermodynamiques

Le décret n° 2020-912 du 28 juillet 2020 rend obligatoire l'entretien des pompes à chaleur et des climatisations dont la puissance nominale est comprise entre 4 et 70 kW. La visite doit avoir lieu au moins tous les deux ans. Elle porte notamment sur l'état de l'installation, son bon fonctionnement et des conseils d'utilisation donnés au client.

À l'issue de la visite, le professionnel remet une attestation d'entretienau client. Le texte d'application prévoit un délai de quinze jours. Le client la conserve, et vous devez pouvoir en produire une copie si besoin.

Le contrôle d'étanchéité F-Gas

Le règlement européen sur les gaz fluorés impose des contrôles d'étanchéité périodiques. Le seuil ne se calcule pas en kilos mais en tonnes équivalent CO2 : on multiplie la charge par le pouvoir de réchauffement du fluide. Par exemple, avec du R410A, le seuil de 5 t éq. CO2 est atteint dès 2,4 kg environ. Avec du R32, il faut autour de 7,4 kg.

À partir de 5 t éq. CO2, le contrôle est en principe annuel. Sa fréquence est allégée si l'installation dispose d'un système de détection des fuites, et elle augmente avec la charge. Certains équipements hermétiquement scellés bénéficient de seuils différents. En cas de doute sur une machine, vérifiez le texte en vigueur plutôt que de vous fier à une règle de mémoire.

Les fluides et les habilitations

Pour manipuler des fluides frigorigènes, l'entreprise doit détenir une attestation de capacité, et ses techniciens une attestation d'aptitude. Chaque charge, récupération ou complément de fluide doit être tracé. Depuis 2022, ce suivi passe par le bordereau de suivi des fluides frigorigènes (BSFF)sur la plateforme Trackdéchets, qui a remplacé l'ancienne fiche d'intervention papier.

Pourquoi le préventif dérape sans méthode

Le vrai sujet, ce sont les fréquences qui diffèrent d'une machine à l'autre. Une PAC air/eau de 12 kW chez un particulier sera visitée tous les deux ans. Un système de climatisation de bureaux chargé à 6 kg de R410A demandera en plus un contrôle d'étanchéité annuel. Et le contrat commercial prévoit parfois une visite annuelle, plus fréquente que le minimum légal.

Gérées dans un tableur, ces règles finissent par se mélanger. Les erreurs les plus fréquentes :

• une machine ajoutée au contrat mais jamais inscrite au planning ;
• une charge en fluide inconnue, donc une obligation F-Gas impossible à déterminer ;
• des rapports papier saisis avec plusieurs jours de retard ;
• un contrat qui arrive à échéance sans relance commerciale.

Planifier le préventif : gammes, échéances, tournées

Partir d'un parc fiable

Tout commence par l'inventaire. Pour chaque équipement, il vous faut au minimum : le client et le site, la marque et le modèle, la puissance, le type de fluide, la charge en kilos, la date de mise en service et la présence ou non d'un détecteur de fuite. Sans ces données, vous ne pouvez pas savoir quelles obligations s'appliquent.

Définir une gamme par type d'équipement

Une gamme, c'est la liste des points de contrôle et la fréquence associée. Par exemple, une gamme « PAC air/eau » peut inclure le nettoyage des filtres et de l'échangeur, le contrôle des pressions, la vérification des raccordements électriques et le relevé des températures. Une gamme « contrôle d'étanchéité » sera rattachée aux seules machines concernées par F-Gas.

Grouper les visites en tournées

Une fois les échéances connues, regroupez-les par secteur géographique. Une visite d'entretien dure souvent entre 45 minutes et 1 h 30. Un technicien peut donc en enchaîner quatre à six par jour si les clients sont proches. Planifiez avec un à deux mois d'avance pour laisser le temps de prendre rendez-vous, et gardez une marge pour le dépannage.

Produire le rapport et l'attestation

Sur place, le technicien doit pouvoir remplir sa checklist, noter ses mesures, prendre des photos et faire signer le client. Le rapport d'intervention sert de preuve que la visite a eu lieu et de support pour l'attestation d'entretien. Si une manipulation de fluide a eu lieu, les quantités doivent être reportées pour alimenter le registre et le BSFF.

L'objectif : que le client reçoive ses documents le jour même ou dans les jours qui suivent, sans ressaisie au bureau. Chaque document doit aussi rester rattaché à la machine. Le jour où un client vous demande l'historique de sa PAC, vous devez le retrouver en quelques secondes.

Facturer les contrats d'entretien

Le contrat d'entretien est souvent la seule source de revenu récurrent d'un installateur. Deux modèles cohabitent : le forfait annuel payé en une fois, et l'abonnement mensuel. Par exemple, un contrat à 180 € HT par an pour une PAC peut aussi être proposé à 15 € HT par mois, ce qui facilite la vente auprès des particuliers.

Dans les deux cas, ce qui coûte cher, ce sont les oublis : pièces remplacées non facturées, dépannages hors contrat jamais refacturés, renouvellements laissés de côté. Suivez les dates de fin de contrat et relancez le client avant l'échéance, pas après.

Checklist : organiser votre préventif CVC

1. Inventoriez le parc avec puissance, fluide, charge et date de mise en service.
2. Calculez la charge en t éq. CO2de chaque machine pour identifier celles soumises au contrôle d'étanchéité.
3. Créez vos gammes: entretien PAC, entretien climatisation, contrôle d'étanchéité.
4. Rattachez chaque machine à un contrat et à une fréquence de visite.
5. Planifiez par secteur, avec un à deux mois d'avance.
6. Équipez les techniciensd'un rapport mobile avec checklist, photos et signature.
7. Tracez chaque mouvement de fluide et vérifiez que vos BSFF sont à jour.
8. Surveillez les échéances de contrat et facturez dès la visite validée.

Par où commencer ?

Commencez par l'inventaire : c'est la base de tout le reste. Si vous cherchez un outil pour la suite, PROBLOCS GMAO permet de définir des gammes et des échéances préventivespar type d'équipement, de tenir un registre des fluides exportable pour vos PAC, de faire remplir les rapports sur mobile avec photos et signature, et de suivre vos contrats d'entretienavec alertes avant échéance. Pour une vue d'ensemble par métier, consultez la page climaticiens.